請求書送付メールの書き方｜そのまま使える例文と注意点
請求書をメールで送るときは、文面の丁寧さだけでなく、添付漏れ・宛先間違い・対象月の記載漏れを防ぐことが重要です。この記事では、すぐに使える例文と送信前チェック項目をまとめます。
請求書送付メールで必ず入れるべき内容
請求書をメールで送るときは、相手がすぐに内容を確認できるように、必要な情報を簡潔にまとめることが大切です。特に、件名・宛名・添付ファイル・対象月・確認依頼の一文は忘れずに入れましょう。
- 件名に「請求書」と対象月を入れる
- 会社名と担当者名を正しく記載する
- 請求書を添付していることを本文で伝える
- 支払期限や対象期間がある場合は明記する
- 不明点がある場合の連絡先を入れる
請求書送付メールの例文
そのまま使いやすい、基本的な請求書送付メールの文例です。会社名・担当者名・対象月を差し替えて利用できます。
例文：請求書送付のご案内
件名：〇月分請求書送付のご案内
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
〇月分の請求書を添付にてお送りいたします。
内容をご確認いただき、ご不明点がございましたらお知らせください。
何卒よろしくお願いいたします。
より丁寧に送りたい場合の例文
初めて取引する相手や、金額が大きい請求書を送る場合は、少し丁寧な表現にすると安心です。
例文：丁寧な請求書送付メール
件名：【ご確認依頼】〇月分請求書送付のご案内
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
〇月分の請求書をPDFにて添付いたしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、内容をご確認いただけますと幸いです。
ご不明点や修正が必要な箇所がございましたら、お手数ですがご連絡ください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
請求書メールでよくあるミス
請求書メールは、日常業務でよく使う一方で、ミスが起きやすいメールでもあります。特に添付漏れや宛先間違いは、相手に手間をかけてしまうため注意が必要です。
- 請求書ファイルを添付し忘れる
- 古い請求書ファイルを添付してしまう
- 会社名や担当者名を間違える
- 件名だけでは何の請求書かわからない
- 本文に対象月や請求内容の説明がない
- PDFではなく編集可能なファイルを誤って送る
送信前チェックリスト
送信前に以下を確認するだけでも、請求書メールのミスはかなり減らせます。
- TO・CC・BCCは正しいか
- 相手の会社名・担当者名は正しいか
- 請求書ファイルは添付されているか
- 添付ファイル名はわかりやすいか
- 金額・対象月・支払期限に誤りがないか
- 本文に古い情報が残っていないか