自動化すべき面倒な仕事の見つけ方｜業務効率化の優先順位
どの仕事から効率化すべきか迷う方向けに、日々のめんどくさい仕事を分類し、優先順位を決める方法を解説します。
全部を自動化しようとしない
業務効率化で失敗しやすいのは、最初から全部を自動化しようとすることです。業務は例外が多く、いきなり全体をシステム化すると、作る側も使う側も負担が大きくなります。
まずは、毎日発生していて、手順が決まっていて、ミスが起きやすい作業から選ぶのがおすすめです。
- 毎日発生する
- 手順が決まっている
- 入力項目が少ない
- ミスが起きやすい
- 効果を測りやすい
優先順位の決め方
効率化の優先順位は、作業時間、発生頻度、ミスの影響、作りやすさで考えると分かりやすくなります。たとえば、1回10分でも毎日発生する作業は優先度が高いです。逆に、年に1回しか発生しない複雑な作業は、最初の対象には向きません。
現場で使われるツールにするには、まず小さく効果が見える作業を選ぶことが重要です。
- 頻度が高い作業
- 作業時間が長い作業
- 確認ミスが多い作業
- テンプレート化しやすい作業
最初におすすめの効率化テーマ
最初に取り組みやすいのは、メール作成、帳票作成、ファイル整理、Excelの定型処理です。これらは作業内容が分かりやすく、WEBツール化もしやすいため、短期間で試せます。
効率化の目的は、仕事を雑に早く終わらせることではありません。面倒な作業を減らし、確認や判断が必要な仕事に時間を使えるようにすることです。
- メールテンプレート作成
- 請求書・見積書・納品書作成
- ファイル名の自動生成
- Excelデータの整形
- 送信前チェック
ポイント：業務効率化は、一気に全部を変えるより「毎日5分かかる作業」を1つずつ減らす方が続きます。まずはメール作成、帳票作成、ファイル整理など、失敗しても影響が小さい作業から始めるのがおすすめです。