見積書送付メールの書き方｜例文と注意点
見積書をメールで送るときは、見積書を添付していること、有効期限、確認依頼をわかりやすく伝えることが大切です。この記事では、見積書送付メールの基本構成とそのまま使える例文を紹介します。
見積書送付メールで伝えるべき内容
見積書をメールで送るときは、見積書を添付していることに加えて、案件名・見積内容の概要・有効期限・確認依頼を簡潔に伝えると親切です。相手があとから探しやすいように、件名にも「見積書」や案件名を入れておきましょう。
- 件名に「見積書」と案件名を入れる
- 見積書を添付していることを本文で伝える
- 見積金額・納期・有効期限に触れる
- 不明点や修正希望があれば連絡してもらう
- 相手の会社名・担当者名を正しく記載する
見積書送付メールの例文
一般的な見積書送付メールの文例です。新規取引・既存取引どちらにも使いやすい形式です。
例文：見積書送付のご案内
件名：見積書送付のご案内
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
ご依頼いただきました件につきまして、見積書を添付にてお送りいたします。
内容をご確認いただき、ご不明点や修正のご希望がございましたらお知らせください。
何卒よろしくお願いいたします。
有効期限を伝える場合の例文
価格変動がある商品や納期が関係する案件では、見積書の有効期限を本文にも入れておくとトラブル防止につながります。
例文：有効期限ありの見積書送付メール
件名：【見積書送付】〇〇案件のご確認依頼
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
〇〇案件につきまして、見積書を添付にてお送りいたします。
見積有効期限は〇年〇月〇日までとなります。
内容をご確認いただき、ご検討いただけますと幸いです。
ご不明点がございましたらお気軽にお知らせください。
何卒よろしくお願いいたします。
見積書メールで注意すべきポイント
見積書メールでは、金額や数量だけでなく、納期や有効期限の記載漏れにも注意が必要です。相手が社内確認しやすいように、添付ファイル名もわかりやすくしておきましょう。
- 見積書の有効期限を確認する
- 金額・数量・単価・納期に誤りがないか確認する
- 添付ファイル名に案件名や日付を入れる
- 過去の見積書を誤って添付しない
- 本文と添付ファイルの内容が一致しているか確認する
送信前チェックリスト
- 宛先に間違いがないか
- 見積書ファイルを添付したか
- 件名に案件名が入っているか
- 見積有効期限は正しいか
- 納期・数量・単価に誤りがないか